Документация представляет собой набор документов, представленных на бумаге или в Интернете, или на цифровых или аналоговых носителях, таких как аудиокассета или компакт-диски.

Примерами являются руководства пользователя, справочные документы, интерактивная справка, справочники быстрой справки. В книжной (печатной) документации становится менее распространенным. Документация распространяется через веб-сайты, программные продукты и другие онлайн-приложения , а также производится печать документов.

Профессионалы, получившие образование в этой области, называются документалистами. Это поле сменило свое название на информационную науку в 1968 году, но некоторые виды использования термина «документация» все еще существуют, и были предприняты попытки повторно ввести термин «документация» в качестве области обучения.

Процедуры документации варьируются от одного сектора или одного типа к другому. В целом, это может включать в себя подготовку документов, форматирование, представление, рассмотрение, утверждение, распространение, повторную отправку и отслеживание и т. Д., И созываются соответствующими СОП в регулирующей отрасли. Это может также включать создание контента с нуля. Документацию следует легко читать и понимать. Если он слишком длинный и слишком многословный, его можно неправильно понять или проигнорировать. Четкие, короткие, знакомые слова должны использоваться не более 15 слов для предложения. Следует использовать только нейтральное по гендерному признаку слово, и следует избегать культурных предубеждений. Процедуры должны быть пронумерованы, когда они должны быть выполнены.